Khách mời là thành phần vô cùng đặc biệt khi tổ chức một sự kiện. Có thể nói, đối với một số sự kiện thì nó cần thiết hơn tất cả các thành phần khác. Nếu bạn tổ chức một event có lớn tới đâu, có hoành tráng đến đâu mà không thu hút được khách mời tham dự và không thu hút được sự chú ý của khách mời thì event của bạn đã thất bại hoàn toàn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Vậy cần phải làm gì để lựa chọn khách mời tham dự sự kiện? Để trả lời được câu hỏi này thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích.

Số lượng khách mời tham dự sự kiện là bao nhiêu?

Nếu như bạn thực hiện event theo đơn đặt hàng của khách thì nhiều khi họ sẽ cung cấp cho bạn danh sách khách mời tham gia. Nếu như không có thì bạn nên làm việc với khách hàng để nắm được danh sách đó. Khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên tiến hành phát thư mời và gọi điện xác nhận khách mời có tham dự sự kiện hay là không. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, với danh sách chính thức bạn nên được gút lại trước khi event diễn ra khoảng hai ngày.

Sắp xếp khu vực check in cho khách mời hoàn hảo

Bạn nên sắp xếp khu vực phía trước sự kiện khoảng hai tới bốn bàn, bố trí thêm một vài PG để hướng dẫn việc check in của khách mời. Nếu như event của bạn có sự tham gia của những khách mời VIP hoặc là báo chí thì bạn nên sắp xếp một khu vực check in riêng.

Bên cạnh đó bạn cũng nên bố trí thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…làm như vậy để phân tán mỏng lượng khách mời.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Ngoài ra bạn cũng cần phải đảm bảo tình hình an ninh trật tự trước khi sự kiện được diễn ra. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham dự các hoạt động hay là trò chơi có thể thuận tiện di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay là cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu như có bất kỳ sự cố nào thì khách mời của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi sự kiện an toàn.